KYC (Know Your Customer) is een belangrijk onderwerp geworden voor financiële instellingen in het licht van de voortdurende inspanningen om het regelgevingskader te versterken. CACEIS digitaliseert het verzamelen van identificatiedocumenten van klanten en hun investeerders met als doel een optimale en veilige gebruikerservaring te creëren.
Het KYC-proces begint in de onboarding-fase en gaat door gedurende de hele zakelijke relatie. Het is een proces van regelmatig reviewen en updaten van klantgegevens. Voor CACEIS raakt KYC niet alleen haar klanten, maar ook hun investeerders.
Deze identificatieplicht van derden leidt tot uitgebreide procedures voor het verzamelen van documenten, het controleren van de verstrekte gegevens en het analyseren van alle ontvangen informatie. Hier zijn meerdere CACEIS-teams bij betrokken (sales, compliance, KYC, etc.) en dit leidt regelmatig tot intensieve gesprekken met stakeholders. Het is voor onze klanten moeilijk om vat te krijgen op welke documenten nodig zijn, omdat de vereisten gebaseerd zijn op meerdere moeilijk te begrijpen criteria en dit proces kan daarom tot irritatie leiden.
Het digitaliseren van het KYC-proces vereenvoudigt de gebruikerservaring en biedt een scala aan voordelen, waaronder tijdbesparing, naadloze communicatie, verbeterde authenticatie, compliance en snellere dienstverlening bij de onboarding of het inschrijven van investeerders. End-to-end optimalisatie van documentbeheer zorgt voor meer diepgaande, robuuste kennis van klanten en een geoptimaliseerde gebruikerservaring.
Daarom was het voor CACEIS belangrijk om KYC 360 te ontwikkelen, een digitaal platform voor het verwerken en beheren van de KYC-functie, met als doel de relevante documentatie van klanten en hun investeerders te verzamelen, ongeacht hun profiel en rechtsgebied.
“Dit omvangrijke digitaliseringsproject omvat het automatiseren van de verschillende stadia van het KYC-proces. Van het online verzamelen van documenten tot het valideren van bestanden, en van het samenvoegen van verzamelde gegevens tot het toevoegen ervan aan onze KYC-database, alle taken worden geoptimaliseerd door de digitalisering van documenten en het creëren van een dashboard,” legt Françoise Seive, Group Head of KYC bij CACEIS, uit. “Het monitoren van de gemaakte stappen in elke fase van het proces wordt hierdoor ook gemakkelijker.”
Veel van de CACEIS-teams zijn betrokken bij het KYC 360-project: Naast de gebruikelijke KYC-stakeholders zijn Operations en IT betrokken. De grootste uitdaging ligt in het vinden van het juiste compromis tussen het volgen van wet- en regelgeving en het bieden van een optimale klantervaring.
De klanten van CACEIS zullen geleidelijk worden uitgenodigd om het KYC 360-platform te gebruiken tijdens de regelmatige reviews van hun dossier. Ze kunnen hun documenten uploaden zodra ze een melding van het KYC-team hebben ontvangen waarin ze worden geïnstrueerd om hun gegevens bij te werken. De inhoud van de KYC-bestanden wordt vervolgens geanalyseerd en gecontroleerd door de teams van CACEIS. Een uitgebreide workflow faciliteert daarom de uitwisseling tussen de klant, analist en supervisor. Geautomatiseerd beheer van de verschillende statussen en stadiazorgt voor monitoring van aangeleverde informatie, automatische herinneringen om ontbrekende documenten aan te leveren en goedkeuring van KYC-bestanden.
Specifiek voor beleggers zal KYC 360 in verschillende fasen worden uitgerold. “In de eerste fase kunnen particuliere beleggers in Luxemburg gevestigde fondsen hun KYC-documenten vanaf oktober uploaden,” merkt Dimitri Sakkis op, Group Head of Operational Line - Fund Distribution Services & ETF Services bij CACEIS. “Deze optie wordt vervolgens uitgebreid naar fondsen in andere rechtsgebieden.”
KYC 360 zal in een volgende fase worden uitgerold naar institutionele beleggers en ook worden geïntegreerd met TEEPI Market Place (het digitale netwerkplatform voor fondsen).
CACEIS zeteen extra stap bij om in te spelen op de uitdagingen en kansen die gepaard gaan met gedigitaliseerde KYC als onderdeel van de client journey; dit helpt ook om het onboardingproces te versnellen. De sales teams zullen hun contacten op de hoogte houden van de uitrol van dit belangrijke project.
